Page 170 - informe integrado de gestion 2025

(SIC) en relación con el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), hemos
adoptado y mantenido a lo largo de los últimos años un conjunto de medidas
administrativas, técnicas y organizacionales, orientadas a garantizar el adecuado
tratamiento, protección y confidencialidad de los datos personales bajo su
responsabilidad.
Estas medidas han permitido asegurar el cumplimiento de los principios de legalidad,
finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad
y confidencialidad, así como el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares de la
información. Asimismo, se ha garantizado la actualización, custodia y reporte oportuno
de las bases de datos ante el RNBD, conforme a los lineamientos establecidos por la
autoridad competente.

Entre las principales medidas adoptadas, se destacan las siguientes:

a) Elaboración, adopción y publicación de la política de tratamiento de datos
personales, incluida su divulgación en la página web institucional.
b) Elaboración y publicación del aviso de privacidad, incluido su acceso a través de
la página web institucional.
c) Elaboración, adopción y divulgación del manual interno para el cumplimiento del
régimen de protección de datos personales al interior de la Compañía.
d) Designación formal del oficial de protección de datos personales, conforme a lo
establecido en la normatividad vigente.
e) Registro de las bases de datos personales ante el RNBD, conforme a la obligación
legal y a la naturaleza de la Compañía.
f) Actualización periódica de la base de datos de usuarios y clientes, garantizando
la calidad, veracidad y vigencia de la información.
g) Registro semestral de las novedades de reclamaciones presentados por los
titulares de los datos antes la SIC.
h) Elaboración y suscripción de acuerdos de tratamiento de datos personales con los
encargados que administran datos de los titulares en las bases de datos de la
Empresa.
i) Inclusión de cláusulas de autorización para el tratamiento de datos personales en
contratos, órdenes de servicio y contratos laborales.
j) Inclusión de cláusulas específicas para el tratamiento de datos personales de
menores de edad, utilizadas en formatos físicos y digitales en actividades de
Responsabilidad Social Empresarial, Desarrollo Humano y Organizacional y en la
gestión de Comunicaciones.
k) Inclusión de cláusulas de autorización para el uso de imágenes y videos en el
marco de las actividades de comunicación institucional.
l) Ejecución de actividades de seguimiento y verificación documental sobre la
aplicación de la Política de Tratamiento de Datos Personales durante la vigencia,
incluyendo la revisión de soportes asociados y la actualización de información de
proveedores; actualmente se adelanta la actualización del procedimiento y del
manual correspondiente, con el propósito de fortalecer el desglose y la
formalización de los controles para estructurar y ejecutar auditorías integrales.